Privatliv og vilkår

Hvem har ansvaret?

Grønne Dale v/ Toke Sloth Grøndal Kristensen, CVR 45575454, Bellisvej 10, 4470 Svebølle, er dataansvarlig for administration af kundekonti, forretningskontakt og drift af projektrummet.

Kontakt: kontakt@groennedale.dk · +45 60 21 72 15.

Politikken omfatter kundeportalen og tilknyttede invitations- og notifikationsmails. Den erstatter ikke information, der skal gives særskilt til medvirkende i en produktion. Hvis Grønne Dale behandler materiale alene efter kundens instruks som databehandler, skal rollefordelingen og en nødvendig databehandleraftale afklares for den konkrete opgave. Kundens eget ansvar bortfalder ikke ved at bruge portalen.

Tilbud på konkrete opgaver og ordrebekræftelser sendes også på e-mail med parter, leverancer, pris og betingelser som dokumentation. Kampagner og personlige rabattilbud vises kun i portalen. Administratorens kundevisning kan springe introduktionen over uden at registrere en bekræftelse på kundens vegne.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Contentplanen gemmer virksomhedens indholdssøjler, idéer, målgrupper, platforme, tags, publiceringsdatoer, opslagstekster og eksterne materiale- og leveringslinks. Årshjulet gemmer fælles overemner, kampagner, perioder og beskrivelser. Private formularudkast gemmes særskilt, så du kan fortsætte en ufærdig indtastning. Idé- og materialegodkendelser gemmes med version, navn og tidspunkt, så det aftalte forløb kan dokumenteres. Materiale hos en ekstern filtjeneste kopieres ikke ind i portalen, og kommentarer fra Frame.io synkroniseres ikke.

• Konto og kontakt: navn, personlig arbejdsmail, virksomhed, bruger-ID, rolle, projektmedlemskab, valgfri telefon, loginoplysninger, invitationsstatus og notifikationsvalg. Adgangskoden behandles af WordPress som en hash, ikke som læsbar tekst i portalen.
• Samarbejdet: forespørgsler, brief, lokationer, kontaktpersoner, opgaver, frister, praktiske svar, optageplaner, tilbud, accept/afvisning, fakturareferencer og leveringslinks.
• Kommunikation og godkendelser: beskeder, valgte modtagere, læstmarkeringer, filmversioner, beslutninger, afsender og tidspunkt. Interne noter er kun til Grønne Dale.
• Drift: registrering af centrale ændringer, mailkø og afsendelsesstatus samt WordPress-sessioner. WordPress-sessioner indeholder oplysninger om login, udløb, IP-adresse og browser. Web- og mailservere behandler desuden tekniske forbindelsesoplysninger, når du bruger portalen eller modtager en mail, for at levere tjenesten og håndtere fejl eller misbrug.
• Rettighedsanmodninger: din anmodning, svar og nødvendig dokumentation for behandlingen af den.

Vi får oplysninger fra dig, fra den kontaktperson der inviterer dig, fra autoriserede kolleger på projektet og fra dine handlinger i portalen. Ved en invitation har vi normalt modtaget dit navn, din arbejdsmail og din tilknytning fra virksomheden.

Navn og arbejdsmail er nødvendige for personlig adgang. Rolle og projekttilknytning er nødvendige for at afgrænse, hvad du må se og gøre. Telefon er valgfri i profilen. Ved en hastehenvendelse beder vi om et telefonnummer, så vi kan kontakte dig om opgaven. Manglende praktiske projektoplysninger kan forsinke den aftalte produktion. Kontakt os, hvis du har brug for at samarbejde på en anden måde.

Formål og behandlingsgrundlag

Når vi bruger legitim interesse, skal nødvendighed og hensynet til dine rettigheder indgå i en dokumenteret afvejning. Du har ret til at gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation. Skriv til os, så vurderer vi din indsigelse.

Portalens kode anvender ikke automatiserede individuelle afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning. Grønne Dale kan kategorisere kunder efter branche, oplyst eller skønnet størrelse fra offentlige virksomhedsoplysninger, aftaletype og tidligere salg for at vælge relevante tilbud i portalen. Kategorien er manuelt valgt eller markeret som et forslag; den medfører ikke automatisk prisfastsættelse. Du kan gøre indsigelse mod brug til direkte markedsføring ved at kontakte os. Den visuelle projektindikator følger opgaver og registrerede beslutninger.

Hvem kan se oplysningerne?

Grønne Dales autoriserede administratorer har adgang til administrationen. Kundebrugere har adgang efter virksomhed, projektmedlemskab og rolle. Oplysninger på fælles projekter kan læses af andre tilknyttede brugere. Nye projektsamtaler er afgrænset til afsender, valgte modtagere og Grønne Dale. Eksisterende fællessamtaler kan have bredere adgang, som fremgår af samtalen. Din personlige sletteanmodning og svaret deles ikke med dine kolleger.

Personer, som hjælper med teknisk drift, må kun få nødvendig, autoriseret adgang. Kundens egne brugere er ikke automatisk databehandlere for Grønne Dale. Ved lovkrav eller konkrete tvister kan nødvendige oplysninger videregives til relevante myndigheder eller rådgivere på et gyldigt grundlag.

Leverandører og eksterne filer

• Simply.com A/S, Danmark: hosting af WordPress, portalens database og mailtransport. Portalens servicemails sendes fra portal@groennedale.dk via Simply. FluentSMTP er software på vores egen WordPress-installation; den anvendte SMTP-forbindelse går til Simply. Simply oplyser, at deres servere ligger i Danmark. Deres leverandøroversigt beskriver bl.a. danske leverandører til backup og destruktion af lagermedier.
• Frame.io / Adobe: bruges, når et projekt har et eksternt link til film eller tidskodede kommentarer. Film og kommentarer hos tjenesten ligger uden for portalens database. Portalen kopierer ikke automatisk film eller kommentarer og indlæser ikke en Frame.io-afspiller, før du åbner det eksterne link. Adgang og sletning hos tjenesten håndteres særskilt for produktionen. Se Adobes privatlivsoplysninger.
• WPVibe, leveret af SeedProd, LLC, USA, og OpenAI/ChatGPT: Grønne Dale bruger disse værktøjer til udvikling og teknisk hjælp. Oplysninger, som administratoren henter eller deler til en konkret fejlretning, kan behandles af værktøjerne. Det kan omfatte konto- og kontaktoplysninger samt relevant sideindhold. Vi begrænser oplysningerne til det nødvendige og bruger fiktive eksempler, hvor det er muligt. Portalens egen kode sender ikke løbende kundebeskeder eller film til AI. Se WPVibes privatlivspolitik og OpenAI's privatlivsoplysninger.
• PDF og fakturareferencer: portalens PDF-dokumenter dannes i browseren med filer fra vores eget websted. Der bruges ikke en ekstern PDF-tjeneste. Historiske fakturaoplysninger gemmes i portalen; importen forbinder ikke automatisk til et regnskabssystem. Regnskab og selve bogføringen håndteres særskilt.

SMS er slået fra i den aktuelle opsætning. Portalen sender derfor ingen oplysninger til Twilio. Hvis en ny tjeneste eller SMS tages i brug, opdaterer vi oplysningerne om modtagere og behandling, før det får betydning for dig.

Behandling uden for EU/EØS

Eksterne tjenester kan behandle oplysninger uden for EU/EØS, selv om selve portalens hosting er i Danmark. WPVibes databehandleraftale beskriver behandling i USA og brug af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser ved overførsler, der kræver et sådant grundlag. Aftalen og underleverandørerne fremgår af WPVibes databehandleraftale.

Adobe og OpenAI beskriver også international behandling, herunder i USA, i deres privatlivsoplysninger. De angiver brug af relevante tilstrækkelighedsafgørelser eller standardkontraktbestemmelser. Det konkrete grundlag afhænger af tjenesten og aftalen. Vi lover derfor ikke, at alle eksterne tjenester behandler data udelukkende i EU. Kontakt Grønne Dale for oplysninger om det grundlag og de garantier, der vedrører dit projekt, og for at få en kopi eller henvisning til dem.

Online-status og notifikationer

Når portalen er åben og i brug, opdateres en midlertidig online-status. Status udløber efter 75 sekunder uden opdatering og fjernes ved logout. Der gemmes ikke en historik over online-aktivitet. Administrationen kan vælge at stå som utilgængelig. Online betyder nylig aktivitet, ikke at et svar kommer straks. Beskeder gemmes i samtalen, også når modtageren er offline.

For hver konto gemmes markeringer af sete notifikationer, så portalen kan skelne mellem nye og tidligere sete handlinger. Højst 500 markeringer bevares. De fjernes ved sletning af kontoen eller dens sidste virksomhedstilknytning gennem portalens datasletning.

Hvor længe?

Opbevaringen følger det konkrete samarbejde og nedenstående kriterier. Ved projektets afslutning, ophør af en brugers adgang og behandling af en sletteanmodning gennemgår vi, hvilke oplysninger der fortsat er nødvendige. At et projekt ligger i arkivet, er ikke i sig selv en grund til at bevare personoplysninger.

Automatisk oprydning forudsætter, at WordPress' planlagte job kører. Der er ikke automatisk sletning af hele projekter, konti, beskeder, contentidéer eller portalens mailhistorik. Den øvrige gennemgang og sletning foretages af Grønne Dale. Arkivering og flytning til papirkurven er ikke det samme som endelig sletning. Mailbokse, Frame.io, lokale arbejdsfiler og sikkerhedskopier skal håndteres særskilt.

Ved teknisk hjælp kan oplysninger også indgå i support- eller værktøjshistorik. WPVibe oplyser normalt op til 24 måneder for drifts- og sikkerhedslogs. Hos OpenAI afhænger opbevaringen af den anvendte tjeneste og dens indstillinger. Grønne Dale håndterer derfor også relevante kopier hos leverandørerne, når en konkret sletteanmodning behandles. Du behøver ikke selv kontakte hver leverandør for at bruge dine rettigheder over for os.

Du kan bede om indsigt i dine oplysninger og om at få forkerte oplysninger rettet. Når betingelserne er opfyldt, kan du også kræve sletning, begrænsning af behandlingen eller dataportabilitet. Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Er en behandling baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtiden; det ændrer ikke lovligheden af den forudgående behandling.

Skriv til kontakt@groennedale.dk. Du kan også sende en sletteanmodning fra Min konto. Oplys, hvad din anmodning vedrører. Send ikke CPR-nummer eller en kopi af legitimation uopfordret. Hvis vi har rimelig tvivl om identiteten, kan vi bede om de yderligere oplysninger, som er nødvendige for at bekræfte den.

Vi skal svare uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Ved komplekse eller mange anmodninger kan fristen forlænges med op til to måneder. Du skal i så fald have besked om forlængelsen og årsagen inden den første måned. Rettighederne er som udgangspunkt gratis at bruge.

Sletning af en medarbejders oplysninger betyder ikke automatisk, at virksomhedens fælles projekter eller lovpligtig dokumentation slettes. Vi skal vurdere omfanget og forklare, hvis dele må bevares. Deaktivering af login er heller ikke det samme som sletning.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger behandles i strid med reglerne. Du behøver ikke acceptere denne politik for at gøre dine rettigheder gældende.

Portalens sider indlæser deres egne programfiler fra groennedale.dk. De indeholder ikke reklamecookies, statistikpixels eller indlejrede eksterne videospillere. Eksterne film åbnes via et link. På den offentlige hjemmeside gælder også hjemmesidens persondatapolitik og de valg, du foretager dér.

WordPress bruger nødvendige cookies til login og adgangskontrol. De anvendes for at levere den adgang, du beder om. Nedenfor står portalens egen lagring og WordPress' normale loginlagring. WordPress kan forkorte en session af sikkerhedshensyn, og du kan altid logge ud.

Alle ovenstående lagringer bruges til login, valgte indstillinger eller at beskytte din indtastning, ikke til reklame eller sporing på tværs af websteder. Browserens funktion til gendannelse af en session kan bevare sessionsdata efter lukning. Brug Log ud og slet webstedsdata, hvis du bruger en delt computer. Blokerer du nødvendige logincookies, kan portalen ikke holde dig logget ind.

En separat HTML-demovisning kan gemme fiktive eksempler i localStorage under gdp_preview_03 uden automatisk udløb. Det er ikke et lager til rigtige kundedata i WordPress-portalen.

Genkendelige personer i foto og video er personoplysninger. Informationspligt, behandlingsgrundlag og retten til at bruge optagelserne skal afklares før anvendelse. Samtykke er ét muligt grundlag, men er ikke automatisk det rigtige i alle produktioner, herunder når ansatte medvirker.

Hvis samtykke anvendes, skal det være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Formål og brug, eksempelvis hjemmeside, sociale medier og betalt annoncering, skal beskrives tilstrækkeligt konkret. Muligheden for tilbagetrækning skal forklares. Børn og unge kræver en særskilt vurdering af alder, forståelse og forældremyndighed.

Kundens bekræftelse af, at nødvendige tilladelser er afklaret, erstatter ikke en medvirkendes eget gyldige samtykke. At godkende en filmversion i portalen er en beslutning om leverancen; det giver ikke i sig selv samtykke til at anvende alle personer i filmen.

Denne portalversion indsamler ikke digitale medvirkendesamtykker. Aftaler og dokumentation skal håndteres særskilt. Læg ikke følsomme oplysninger i projektets fritekst for at dokumentere en tilladelse. Kontakt Toke om en passende fremgangsmåde.

Projektmails og adgangsmails bruges til samarbejdet. Nyhedsbrev eller anden elektronisk markedsføring kræver en særskilt vurdering og en lovlig tilmelding, når samtykke er påkrævet. Portaladgang og notifikationsvalg er ikke et markedsføringssamtykke.

Brug din egen konto, del ikke adgangskoden, og giv besked, hvis en kollega fratræder eller adgang skal ændres. Kontakt straks Grønne Dale, hvis du mistænker, at en uvedkommende har adgang. Brug ikke portalen til CPR-numre, helbredsdata, betalingskort, adgangskoder eller andre fortrolige oplysninger uden relation til produktionen.

Roller afgrænser, hvem der kan kommentere, godkende film eller acceptere tilbud. Virksomheden skal oplyse, hvem der må træffe beslutninger på dens vegne. Kontroller den konkrete version eller tilbudstekst før accept. Navn, beslutning og tidspunkt registreres. En statusindikator er et overblik over processen, ikke en ny aftale om leveringstid.

Opgavens omfang, pris, brugsret, korrektur, levering og øvrige handelsvilkår følger det konkrete tilbud og den aftale, parterne indgår. Denne side ændrer ikke allerede indgåede aftaler. Du finder de generelle handelsbetingelser på hjemmesiden; de vilkår, som skal gælde for en konkret ordre, skal fremgå af eller vedlægges tilbuddet. Portalens fakturareferencer er ikke selvstændige fakturaer.

Filmkommentarer hos Frame.io og beslutningen i portalen er separate registreringer. En mailbesvarelse bliver ikke automatisk kopieret ind som en portalbesked. Skriv i portalen, når svaret skal være synligt i projektets samtale. Modtagernes adgang til eksterne filer afhænger også af delingsindstillingerne hos filtjenesten.

Version og dato står øverst. Politikken skal opdateres, når formål, leverandører, opbevaring eller andre væsentlige forhold ændres. Berørte brugere skal have relevant information i tide. En opdateret politik gør ikke i sig selv et nyt formål eller en ny behandling lovlig.

Teksten er udarbejdet med udgangspunkt i databeskyttelsesforordningen, Datatilsynets rettighedsvejledning, den fælles cookievejledning og Erhvervsstyrelsens bogføringsvejledning. WordPress-cookies er beskrevet i WordPress' dokumentation.

Ved spørgsmål om den aktuelle behandling eller ændringer i samarbejdet kan du altid kontakte Grønne Dale på kontakt@groennedale.dk.