Privatliv og vilkår

Hvem har ansvaret?

Grønne Dale v/ Toke Sloth Grøndal Kristensen, CVR 45575454, Bellisvej 10, 4470 Svebølle, er dataansvarlig for administration af kundekonti, forretningskontakt og drift af projektrummet.

Kontakt: kontakt@groennedale.dk · +45 60 21 72 15.

Politikken omfatter den nye kundeportal og tilknyttede invitations- og notifikationsmails. Den erstatter ikke information, der skal gives særskilt til medvirkende i en produktion. Hvis Grønne Dale behandler materiale alene efter kundens instruks som databehandler, skal rollefordelingen og en nødvendig databehandleraftale afklares for den konkrete opgave. Kundens eget ansvar bortfalder ikke ved at bruge portalen.

Hvilke oplysninger behandler vi?

Contentplanen gemmer virksomhedens indholdssøjler, idéer, målgrupper, platforme, tags, publiceringsdatoer, opslagstekster og eksterne materiale- og leveringslinks. Idé- og materialegodkendelser gemmes med version, navn og tidspunkt, så det aftalte forløb kan dokumenteres. Materiale hos en ekstern filtjeneste kopieres ikke ind i portalen, og kommentarer fra Frame.io synkroniseres ikke.

• Konto og kontakt: navn, personlig arbejdsmail, virksomhed, bruger-ID, rolle, projektmedlemskab, valgfri telefon, loginoplysninger, invitationsstatus og notifikationsvalg. Adgangskoden behandles af WordPress som en hash, ikke som læsbar tekst i portalen.
• Samarbejdet: forespørgsler, brief, lokationer, kontaktpersoner, opgaver, frister, praktiske svar, optageplaner, tilbud, accept/afvisning, fakturareferencer og leveringslinks.
• Kommunikation og godkendelser: beskeder, valgte modtagere, læstmarkeringer, filmversioner, beslutninger, afsender og tidspunkt. Interne noter er kun til Grønne Dale.
• Drift: registrering af centrale ændringer, mailkø og afsendelsesstatus samt WordPress-sessioner. Hosting og sikkerhedstjenester kan desuden registrere IP-adresse, browseroplysninger og loginforsøg; den konkrete logning skal afklares før drift.
• Rettighedsanmodninger: din anmodning, svar og nødvendig dokumentation for behandlingen af den.

Vi får oplysninger fra dig, fra den kontaktperson der inviterer dig, fra autoriserede kolleger på projektet og fra dine handlinger i portalen. Ved en invitation har vi normalt modtaget dit navn, din arbejdsmail og din tilknytning fra virksomheden.

Navn og arbejdsmail er nødvendige for personlig adgang. Rolle og projekttilknytning er nødvendige for at afgrænse, hvad du må se og gøre. Telefon er valgfri. Manglende praktiske projektoplysninger kan forsinke den aftalte produktion. Kontakt os, hvis du har brug for at samarbejde på en anden måde.

Formål og behandlingsgrundlag

Når vi bruger legitim interesse, skal nødvendighed og hensynet til dine rettigheder indgå i en dokumenteret afvejning. Du har ret til at gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation. Skriv til os, så vurderer vi din indsigelse.

Portalens kode anvender ikke automatiserede individuelle afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning. Den udfører heller ikke profilering til annoncer. Den visuelle projektindikator følger opgaver og registrerede beslutninger.

Hvem kan se oplysningerne?

Grønne Dales autoriserede administratorer har adgang til administrationen. Kundebrugere har adgang efter virksomhed, projektmedlemskab og rolle. Oplysninger på fælles projekter kan læses af andre tilknyttede brugere. Nye projektsamtaler er afgrænset til afsender, valgte modtagere og Grønne Dale. Eksisterende fællessamtaler kan have bredere adgang, som fremgår af samtalen. Din personlige sletteanmodning og svaret deles ikke med dine kolleger.

Personer, som hjælper med teknisk drift, må kun få nødvendig, autoriseret adgang. Kundens egne brugere er ikke automatisk databehandlere for Grønne Dale. Ved lovkrav eller konkrete tvister kan nødvendige oplysninger videregives til relevante myndigheder eller rådgivere på et gyldigt grundlag.

Leverandører og eksterne filer

• Simply: den oplyste leverandør af WordPress-hosting. Portaldata ligger i WordPress-databasen. Den konkrete mailopsætning, backup, databehandleraftale og underleverandører skal kontrolleres.
• WPVibe og den tilknyttede AI-tjeneste: bruges til teknisk administration efter Grønne Dales anmodning. De oplysninger, der efterspørges gennem forbindelsen, kan blive behandlet af WPVibe og den valgte AI-tjeneste. Adgang, databehandleraftaler, opbevaring og eventuelle overførsler skal dokumenteres i leverandøroversigten. Portalens almindelige kundebeskeder sendes ikke automatisk til AI af portalens egen kode.
• Frame.io: kan bruges til film og tidskodede kommentarer via projektets eksterne link. Portalen synkroniserer ikke disse kommentarer. Deling og adgang styres også hos Frame.io.
• Mail, regnskab og eventuelle øvrige filtjenester: de faktisk anvendte leverandører og relevante modtagerkategorier skal oplyses før drift. Et link til en tjeneste er ikke dokumentation for en databehandleraftale eller sikker adgang.

Afklares før drift: endelig leverandørliste, drifts- og backuplande, eventuel supportadgang fra andre lande og grundlaget for overførsler uden for EU/EØS. Hvis der sker en overførsel, skal den konkrete modtager, overførselsgrundlaget og mulighederne for at få oplysninger om garantierne beskrives. Vi angiver ikke EU-opbevaring eller en bestemt overførselsordning uden at have kontrolleret aftalerne.

Online-status og notifikationer

Når portalen er åben og i brug, opdateres en midlertidig online-status. Status udløber efter 75 sekunder uden opdatering og fjernes ved logout. Der gemmes ikke en historik over online-aktivitet. Administrationen kan vælge at stå som utilgængelig. Online betyder nylig aktivitet, ikke at et svar kommer straks. Beskeder gemmes i samtalen, også når modtageren er offline.

For hver konto gemmes markeringer af sete notifikationer, så portalen kan skelne mellem nye og tidligere sete handlinger. Højst 500 markeringer bevares. De fjernes ved sletning af kontoen eller dens sidste virksomhedstilknytning gennem portalens datasletning.

Hvor længe?

Oplysninger må kun bevares, mens der er et nødvendigt formål. Når et samarbejde eller projekt slutter, skal adgang og resterende behov gennemgås. Kun nødvendig dokumentation kan bevares til retlige forpligtelser eller konkrete krav; det begrunder ikke at gemme hele portalen på ubestemt tid.

Portalen har administratorstyret sletning af virksomhedsdata, samt tidsstyret oprydning af billedbilag i afsluttede projekter som beskrevet ovenfor. Der er ikke automatisk sletning af selve beskederne, konti, contentidéer, aktivitetslog eller mailhistorik. Mail, Frame.io, lokale filer og backup skal håndteres særskilt. Hvis en backup ikke teknisk kan renses, skal slettede oplysninger fjernes igen efter en eventuel gendannelse.

Du kan bede om indsigt i dine oplysninger og om at få forkerte oplysninger rettet. Når betingelserne er opfyldt, kan du også kræve sletning, begrænsning af behandlingen eller dataportabilitet. Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse. Er en behandling baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage med virkning for fremtiden; det ændrer ikke lovligheden af den forudgående behandling.

Skriv til kontakt@groennedale.dk. Du kan også sende en sletteanmodning fra Min konto. Oplys, hvad din anmodning vedrører. Send ikke CPR-nummer eller en kopi af legitimation uopfordret. Hvis vi har rimelig tvivl om identiteten, kan vi bede om de yderligere oplysninger, som er nødvendige for at bekræfte den.

Vi skal svare uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest en måned efter modtagelsen. Ved komplekse eller mange anmodninger kan fristen forlænges med op til to måneder. Du skal i så fald have besked om forlængelsen og årsagen inden den første måned. Rettighederne er som udgangspunkt gratis at bruge.

Sletning af en medarbejders oplysninger betyder ikke automatisk, at virksomhedens fælles projekter eller lovpligtig dokumentation slettes. Vi skal vurdere omfanget og forklare, hvis dele må bevares. Deaktivering af login er heller ikke det samme som sletning.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at dine oplysninger behandles i strid med reglerne. Du behøver ikke acceptere denne politik for at gøre dine rettigheder gældende.

Den nye portals egen kode indeholder ikke statistikpixels, annoncecookies eller indlejrede videospillere. Videoer åbnes som eksterne links. Det siger ikke i sig selv noget om cookies fra resten af hjemmesiden, WordPress, hosting eller andre plugins.

WordPress bruger nødvendige cookies til at kontrollere login og holde sessionen aktiv. Nødvendige teknologier kan anvendes uden cookiesamtykke, når de kun bruges til den funktion, du har anmodet om. Statistik, reklamesporing og andre ikke-nødvendige teknologier må ikke indlæses, før et eventuelt påkrævet samtykke er givet. At læse Inspiration tilmelder dig ikke markedsføring.

Afklares før drift: en faktisk cookieoversigt for portal, login og den øvrige hjemmeside med navn, leverandør, formål og udløb. Oversigten ovenfor er ikke en gennemført cookiescanning. Hvis ikke-nødvendige teknologier tilføjes, skal valg om afvisning og tilbagetrækning være tilgængelige, før de tages i brug.

Du kan slette eller blokere cookies i din browser. Blokerer du nødvendige logincookies, kan portalen ikke holde dig logget ind.

Genkendelige personer i foto og video er personoplysninger. Informationspligt, behandlingsgrundlag og retten til at bruge optagelserne skal afklares før anvendelse. Samtykke er ét muligt grundlag, men er ikke automatisk det rigtige i alle produktioner, herunder når ansatte medvirker.

Hvis samtykke anvendes, skal det være frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt. Formål og brug, eksempelvis hjemmeside, sociale medier og betalt annoncering, skal beskrives tilstrækkeligt konkret. Muligheden for tilbagetrækning skal forklares. Børn og unge kræver en særskilt vurdering af alder, forståelse og forældremyndighed.

Kundens bekræftelse af, at nødvendige tilladelser er afklaret, erstatter ikke en medvirkendes eget gyldige samtykke. At godkende en filmversion i portalen er en beslutning om leverancen; det giver ikke i sig selv samtykke til at anvende alle personer i filmen.

Denne portalversion indsamler ikke digitale medvirkendesamtykker. Aftaler og dokumentation skal håndteres særskilt. Læg ikke følsomme oplysninger i projektets fritekst for at dokumentere en tilladelse. Kontakt Toke om en passende fremgangsmåde.

Projektmails og adgangsmails bruges til samarbejdet. Nyhedsbrev eller anden elektronisk markedsføring kræver en særskilt vurdering og en lovlig tilmelding, når samtykke er påkrævet. Portaladgang og notifikationsvalg er ikke et markedsføringssamtykke.

Brug din egen konto, del ikke adgangskoden, og giv besked, hvis en kollega fratræder eller adgang skal ændres. Kontakt straks Grønne Dale, hvis du mistænker, at en uvedkommende har adgang. Brug ikke portalen til CPR-numre, helbredsdata, betalingskort, adgangskoder eller andre fortrolige oplysninger uden relation til produktionen.

Roller afgrænser, hvem der kan kommentere, godkende film eller acceptere tilbud. Virksomheden skal oplyse, hvem der må træffe beslutninger på dens vegne. Kontroller den konkrete version eller tilbudstekst før accept. Navn, beslutning og tidspunkt registreres. En statusindikator er et overblik over processen, ikke en ny aftale om leveringstid.

Opgavens omfang, pris, brugsret, korrektur, levering og øvrige handelsvilkår følger det konkrete tilbud og den aftale, parterne indgår. Denne side ændrer ikke allerede indgåede aftaler. Du finder de generelle handelsbetingelser på hjemmesiden; de vilkår, som skal gælde for en konkret ordre, skal fremgå af eller vedlægges tilbuddet. Portalens fakturareferencer er ikke selvstændige fakturaer.

Filmkommentarer hos Frame.io og beslutningen i portalen er separate registreringer. En mailbesvarelse bliver ikke automatisk kopieret ind som en portalbesked. Skriv i portalen, når svaret skal være synligt i projektets samtale. Modtagernes adgang til eksterne filer afhænger også af delingsindstillingerne hos filtjenesten.

Version og dato står øverst. Politikken skal opdateres, når formål, leverandører, opbevaring eller andre væsentlige forhold ændres. Berørte brugere skal have relevant information i tide. En opdateret politik gør ikke i sig selv et nyt formål eller en ny behandling lovlig.

Teksten er udarbejdet med udgangspunkt i databeskyttelsesforordningen, Datatilsynets rettighedsvejledning, den fælles cookievejledning og Erhvervsstyrelsens bogføringsvejledning. WordPress-cookies er beskrevet i WordPress' dokumentation.

Den endelige tekst skal svare til de faktiske aftaler, tekniske indstillinger og arbejdsgange. Den er ikke en garanti for, at en installation eller virksomhed som helhed overholder lovgivningen.